Připravená šablona
Vzory smluv a dalších dokumentů jsou uložené v kanceláři a připravené k opakovanému použití.
DocBricks
Šablony, kontakty a smlouvy bez chaosu
Automatizace smluv
Automatizace smluv od šablony po hotový dokument
Smlouvy nemusí vznikat ručně pokaždé od začátku. V DocBricks můžete propojit šablony, kontakty a firemní údaje tak, aby se opakující administrativa zkrátila na pár kroků. Místo přepisování stejných údajů znovu a znovu připravíte dokument rychleji, přehledněji a s menším rizikem chyb.
Od šablony k dokumentu
Jeden postup místo ručního přepisování
Šablona smlouvy
Připravený vzor pro opakované použití.
Kontakt a firemní údaje
Data jsou připravená na jednom místě.
Hotový dokument
Výstup zůstává dohledatelný u kontaktu.
Méně ručních kroků
Opakovaná agenda je rychlejší a přehlednější.
Co automatizovat
Co lze ve smluvní agendě automatizovat
Ve firmách se u smluv opakují stejné činnosti: doplňování identifikačních údajů, výběr správné šablony, vytváření více podobných dokumentů nebo kontrola, zda je vše vyplněné správně.
DocBricks pomáhá zrychlit práci tam, kde se dokumenty připravují opakovaně pro zaměstnance, dodavatele, klienty nebo obchodní partnery. Údaje z kontaktů a firem se propisují do připravených šablon, takže odpadá ruční přepisování i dohledávání informací v e-mailech, tabulkách nebo různých systémech.
Automatizovat lze zejména
- vyplňování údajů do smluv a dalších dokumentů
- práci se vzory pro různé typy smluv
- generování dokumentů ke konkrétním kontaktům
- hromadnou přípravu opakovaných dokumentů
- udržování pořádku mezi šablonou, kontaktem a výslednou smlouvou
Pracovní postup
Jak automatizace funguje v DocBricks
Základ tvoří propojení tří věcí: šablon, kontaktů a dokumentů. Nejprve si v rámci kanceláře připravíte vzory smluv nebo jiných dokumentů. Poté vedete kontakty a firmy, ke kterým se budou dokumenty vytvářet.
Při generování se vybraná data automaticky doplní do správných míst v šabloně a vznikne hotový dokument navázaný na konkrétní osobu nebo firmu. Neřešíte zvlášť úložiště dokumentů, zvlášť evidenci kontaktů a zvlášť ruční úpravy textů.
Kontakty a firemní údaje
Údaje ke kontaktům a firmám držíte na jednom místě a používáte je při tvorbě dokumentů.
Doplnění údajů do dokumentu
Vybraná data se doplní do správných míst v šabloně a zkrátí ruční práci.
Hotová smlouva v kontextu
Výsledný dokument zůstává dohledatelný u konkrétní osoby, firmy a použité šablony.
Méně chyb
Méně ručního přepisování, méně chyb
Ruční přepisování údajů je pomalé a zároveň rizikové. Stačí překlep ve jménu, adrese, IČO nebo datu a vzniká problém, který se často odhalí až ve chvíli, kdy je dokument hotový nebo odeslaný.
Automatizace v DocBricks snižuje počet míst, kde může chyba vzniknout. Údaje se nevyplňují opakovaně ručně, ale přebírají se ze spravovaných kontaktů a firemních záznamů. To je důležité hlavně tam, kde se smlouvy připravují často a pod časovým tlakem.
Méně opakovaného vyplňování
Údaje se nevyplňují znovu na více místech, ale přebírají se ze spravovaných záznamů.
Jednotnější data
Když se informace aktualizují v evidenci, tým dál pracuje se stejným zdrojem údajů.
Lepší kontrola nad výstupem
U smlouvy je jasné, z jaké šablony vznikla, ke komu patří a kde ji najít.
Opakované procesy
Automatizace pro opakované procesy
Největší přínos má automatizace tam, kde se stejný typ dokumentu vytváří pravidelně. Může jít o pracovní dokumenty, obchodní smlouvy, dodatky, potvrzení nebo jiné firemní podklady.
Místo vytváření každého dokumentu od nuly nastavíte proces jednou a pak jej používáte opakovaně. To přináší větší konzistenci i jednodušší zaškolení dalších členů týmu.
DocBricks je vhodný pro firmy a týmy, které
- opakovaně připravují dokumenty pro různé osoby nebo společnosti
- chtějí mít jednotné vzory na jednom místě
- potřebují držet pořádek mezi kontakty, šablonami a hotovými smlouvami
- chtějí omezit ruční administrativu při každodenní práci
Úspora času
Kde přináší největší úsporu času
Nejvíce času automatizace ušetří ve chvíli, kdy firma pracuje s větším množstvím podobných dokumentů. Čím častěji se opakuje stejný proces, tím větší rozdíl je mezi ručním postupem a automatizovaným řešením.
Personální a provozní týmy
Týmy, které opakovaně připravují dokumenty pro zaměstnance, dodavatele nebo klienty.
Menší a střední firmy
Firmy, které chtějí snížit administrativní zátěž bez složitého podnikového systému.
Kanceláře s opakovanou agendou
Organizace, kde se podobné smlouvy a podklady vytvářejí pravidelně.
Týmy s více kontakty a dokumenty
Pracoviště, která potřebují lepší přehled o tom, co bylo vytvořeno, pro koho a z jakého vzoru.
Úspora nevzniká jen při samotném generování smlouvy. Přínos je i v tom, že se zkracuje dohledávání podkladů, snižuje se chybovost a zlepšuje se orientace v tom, co bylo vytvořeno, pro koho a z jakého vzoru.
FAQ
Časté otázky k automatizaci smluv
Co znamená automatizace smluv v praxi? +
Jde o zjednodušení opakovaných kroků při přípravě smluv. Typicky o vyplňování údajů ze šablony, práci s kontakty a rychlé vytvoření hotového dokumentu bez ručního přepisování.
Je DocBricks určený jen pro smlouvy? +
Ne. Vedle smluv lze spravovat i další dokumenty a vzory, které firma opakovaně používá při práci s kontakty nebo společnostmi.
Pro koho je automatizace smluv vhodná? +
Pro firmy a týmy, které připravují dokumenty opakovaně a chtějí mít šablony, kontakty i výsledné dokumenty v jednom systému.
Pomůže automatizace i menším firmám? +
Ano. Přínos není jen ve velkém objemu dokumentů, ale i v lepším pořádku, menší chybovosti a rychlejší administrativě.
Musí se vše nastavovat složitě dopředu? +
Základ je v dobře připravených šablonách a evidenci kontaktů. Jakmile je tento základ hotový, další práce je rychlejší a přehlednější.
Jaký je hlavní rozdíl oproti ruční práci ve Wordu a tabulkách? +
DocBricks propojuje šablony, kontakty a hotové dokumenty do jednoho systému. Nejde jen o samotný text smlouvy, ale o celý proces její přípravy a evidence.
Další krok
Zkraťte opakovanou přípravu smluv na pár kroků
Propojte šablony, kontakty a firemní údaje v jednom systému a omezte ruční přepisování při každodenní dokumentové agendě.