Šablony dokumentů
Vzory smluv a dalších dokumentů jsou dostupné týmu na jednom místě.
DocBricks
Šablony, kontakty a smlouvy bez chaosu
Smlouvy a dokumenty pro kanceláře
Smlouvy a dokumenty pro kanceláře bez zbytečné administrativy
Kanceláře pracují každý den s opakujícími se dokumenty, smlouvami a údaji o klientech. Když jsou šablony uložené na různých místech, data v tabulkách a hotové dokumenty v e-mailech nebo na disku, agenda se rychle komplikuje. DocBricks pomáhá mít dokumenty, kontakty i vystavené smlouvy na jednom místě, přehledně a bez zbytečných ručních kroků.
Kancelářská agenda
Šablony, kontakty a dokumenty spolu
Vzor dokumentu
Tým pracuje s připravenými šablonami.
Kontakt klienta
Údaje jsou po ruce při přípravě dokumentu.
Vystavený dokument
Výsledek zůstává dohledatelný v systému.
Méně přepínání
Kancelář nemusí hledat mezi e-maily, složkami a tabulkami.
Jedna správa
Agenda kanceláře pod jednou správou
V mnoha kancelářích vznikají dokumenty průběžně podle potřeby. Jeden člověk upraví vzor, druhý dohledává údaje o klientovi a třetí hledá finální verzi smlouvy v e-mailu nebo ve složkách.
DocBricks sjednocuje kancelářskou agendu do jednoho systému. Na jednom místě spravujete šablony dokumentů, kontakty i konkrétní vystavené smlouvy. Každý v týmu ví, kde pracovat, a není potřeba přepínat mezi několika nástroji.
Kontakty a údaje klientů
Údaje pro přípravu dokumentů nemusíte dohledávat v tabulkách a e-mailech.
Vystavené smlouvy
Hotové dokumenty zůstávají navázané na konkrétní kontakty a snadno se dohledají.
Jedno pracovní prostředí
Kancelář nemusí přepínat mezi několika nástroji a nejasnými verzemi podkladů.
Šablony a generování
Šablony, kontakty a generování dokumentů
Kanceláře často připravují podobné typy smluv a dokumentů opakovaně. Ruční přepisování údajů do každého nového dokumentu ale zabírá čas a zbytečně zatěžuje tým.
V DocBricks si vytvoříte vzory smluv a dalších dokumentů a ty pak jednoduše propojíte s kontakty. Při zakládání dokumentu se údaje doplní podle vybraného kontaktu, takže odpadá opakované přepisování.
Co kancelář získá
- vzory smluv a dokumentů na jednom místě
- rychlejší přípravu dokumentů pro klienty a partnery
- méně ručního přepisování údajů
- menší riziko práce se starou verzí textu
Týmová práce
Spolupráce více lidí v týmu
Jakmile na dokumentech pracuje více lidí, je důležité mít jasný systém. Bez něj vznikají duplicity, nejasnosti kolem verzí a situace, kdy každý pracuje s jinými podklady.
DocBricks je vhodný i pro týmovou spolupráci. Více uživatelů může pracovat v rámci jedné kanceláře nad společnými šablonami, kontakty i dokumenty. Agenda tak není vázaná na jednoho člověka ani na jeho složky a e-maily.
Společné šablony pro tým
Více lidí může pracovat nad stejnými vzory a kontakty v rámci jedné kanceláře.
Agenda není u jednoho člověka
Dokumenty nejsou závislé na osobních složkách, e-mailech nebo paměti konkrétního kolegy.
Rychlejší zapojení nových lidí
Nový kolega se rychleji zorientuje, protože dokumentová agenda má jasné místo.
Evidence výstupů
Přehled nad vystavenými dokumenty
Když kancelář vystaví větší množství dokumentů, nestačí už jen vědět, že byly vytvořeny. Důležité je také dohledat, ke komu patří, podle jaké šablony vznikly a kdy byly připraveny.
V DocBricks jsou vystavené dokumenty navázané na konkrétní kontakty a uložené přehledně v systému. Díky tomu snadno dohledáte historii práce s dokumenty i související informace na jednom místě.
Rychlejší dohledání souvislostí
Kancelář neztrácí čas hledáním a má lepší kontrolu nad tím, co už bylo vytvořeno, komu dokument patří a z jakého vzoru vznikl.
Pro malé kanceláře
Pro malé týmy a kanceláře
DocBricks je vhodný pro malé týmy a kanceláře, které chtějí mít pořádek v dokumentech bez složitého zavádění robustních podnikových systémů.
Dobře se hodí tam, kde se opakovaně připravují podobné dokumenty pro konkrétní osoby nebo firmy. Pokud vaše kancelář řeší dokumenty opakovaně, potřebuje lepší přehled a nechce dál fungovat přes tabulky, sdílené složky a ruční úpravy vzorů, DocBricks může celý proces výrazně zpřehlednit.
menší kanceláře
administrativní týmy
personální a provozní oddělení
organizace s opakovanou dokumentovou agendou
týmy, které chtějí spojit šablony, kontakty a vystavené dokumenty
FAQ
Časté otázky k dokumentům pro kanceláře
Co si pod pojmem kancelář představit? +
Jde o menší firmu, tým nebo provoz, který pravidelně připravuje smlouvy a další dokumenty pro klienty, dodavatele, zaměstnance nebo partnery a potřebuje je mít přehledně uspořádané.
Je DocBricks vhodný i pro malé týmy? +
Ano. Systém je vhodný i pro menší kanceláře a týmy, které chtějí zjednodušit práci s dokumenty a mít vše na jednom místě.
Umožňuje práce se šablonami dokumentů? +
Ano. V DocBricks můžete spravovat vzory smluv a dalších dokumentů a následně je používat při vytváření konkrétních dokumentů pro kontakty.
Lze dokumenty navázat na konkrétní osoby nebo firmy? +
Ano. Dokumenty i smlouvy lze evidovat u konkrétních kontaktů, což usnadňuje dohledání i celkovou orientaci v agendě.
Je systém určený jen pro smlouvy? +
Ne. Kromě smluv lze spravovat i další typy dokumentů, které kancelář používá opakovaně při své každodenní agendě.
Pomůže DocBricks omezit ruční administrativu? +
Ano. Právě v tom je jeho hlavní přínos. Pomáhá sjednotit šablony, kontakty a vystavené dokumenty do jednoho systému, aby kancelář nemusela pracovat přes více oddělených nástrojů.
Další krok
Mějte dokumenty, kontakty i vystavené smlouvy pod jednou správou
Omezte ruční administrativu, přepínání mezi nástroji a hledání finálních verzí v e-mailech nebo složkách.