Evidence v rámci organizace
Vystavené smlouvy evidujete přehledně v rámci kanceláře, firmy nebo pracovního týmu.
DocBricks
Šablony, kontakty a smlouvy bez chaosu
Evidence smluv pro firmy
Evidence smluv bez chaosu v tabulkách a e-mailech
Mějte všechny smlouvy na jednom místě, přehledně propojené s kontakty, firmami i dokumentovými šablonami. DocBricks pomáhá firmám nahradit roztříštěnou evidenci v Excelu, e-mailech a sdílených složkách jedním systémem, ve kterém rychle najdete, co potřebujete.
Jedna evidence místo tří míst
Tabulky, e-maily a složky nahrazuje jeden přehled
Tabulka s nejasným stavem
Není jisté, kdo ji naposledy aktualizoval.
Smlouva schovaná v e-mailu
Dohledání dokumentu závisí na konkrétním člověku.
DocBricks jako společné místo
Smlouva je propojená s kontaktem, firmou i šablonou.
Rychlejší dohledání
Smluvní agenda má jasné místo i souvislosti.
Problém ruční evidence
Proč firmy řeší evidenci smluv samostatně
Ve většině firem vzniká evidence smluv postupně a bez jasného systému. Část informací bývá v tabulce, část v e-mailu, některé dokumenty ve složkách a další jen u konkrétního člověka v týmu.
Jakmile smluv přibývá, roste i riziko chyb, duplicit a ztráty přehledu. DocBricks přináší jednotné místo, kde lze smlouvy evidovat, organizovat a dohledat bez zbytečného hledání.
Typické problémy ruční evidence smluv
- není jasné, kde je poslední verze smlouvy
- smlouvy nejsou propojené s konkrétním kontaktem nebo firmou
- tým neví, v jakém stavu smlouva je
- dohledání starších dokumentů je pomalé
- odpovědnost za správu smluv je rozptýlená mezi více lidí
Centrální přehled
Centrální přehled všech smluv
Evidence smluv funguje nejlépe ve chvíli, kdy jsou všechny smlouvy dostupné v jednom systému. Místo přepínání mezi e-maily, diskem a tabulkami máte přehled nad celou smluvní agendou na jednom místě.
Rychlé vyhledání
Smlouvy lze dohledávat podle názvu, kontaktu nebo firmy bez přepínání mezi složkami.
Smlouvy, šablony a data spolu
Související dokumenty, vzory a údaje zůstávají v jednom pracovním prostředí.
Jednotná struktura pro tým
Tým pracuje stejným způsobem a méně spoléhá na to, kdo si co pamatuje.
Výsledkem je jednodušší správa smluv a menší závislost na tom, kdo si co pamatuje nebo kde má co uložené.
Souvislosti
Vazba smlouvy na kontakt a firmu
Samotný dokument bez kontextu často nestačí. V praxi je důležité vědět, ke komu smlouva patří, s jakou firmou souvisí a jaké údaje byly při jejím vytvoření použity.
DocBricks propojuje smlouvy s kontakty a firmami
- každá smlouva má jasnou vazbu na konkrétní osobu nebo společnost
- u kontaktu snadno vidíte související dokumenty a smlouvy
- údaje lze využívat při automatickém generování dokumentů
- odpadá ruční přepisování stejných informací do více míst
Dohledatelnost
Historie, stav a dohledatelnost
Při správě smluv je důležité nejen to, že dokument existuje, ale i to, že je dohledatelný a srozumitelný pro ostatní členy týmu. Každá smlouva by měla mít jasný stav a návaznost na předchozí kroky.
Přehled vytvořených smluv
Vidíte, jaké smlouvy už vznikly a k čemu se vztahují.
Návaznost na kontakt, firmu a šablonu
Dokument není osamocený soubor, ale součást konkrétní agendy.
Lepší dohledatelnost
Starší i novější smlouvy mají jasné místo a dají se rychle najít.
Jedno prostředí pro dokumenty
Evidence smluv funguje jako praktický pracovní nástroj, ne jen jako archiv.
Týmová práce
Evidence smluv pro týmy
Jakmile na smlouvách pracuje více lidí, roste potřeba jednotného systému. Bez něj dochází k tomu, že každý používá vlastní postup, vlastní složky a vlastní přehledy.
Typicky jde o menší a střední firmy, personální týmy, provozní oddělení, kanceláře a organizace, které opakovaně připravují dokumenty pro konkrétní lidi nebo firmy.
DocBricks je vhodný pro týmy, které potřebují
- sdílený přehled smluv v rámci firmy nebo oddělení
- jednotný způsob evidence dokumentů
- lepší návaznost mezi kontakty, šablonami a vystavenými smlouvami
- omezit ruční administrativu a zrychlit práci
menší a střední firmy
personální týmy
provozní oddělení
kanceláře a administrativní týmy
organizace, které opakovaně připravují dokumenty pro lidi nebo firmy
FAQ
Časté otázky k evidenci smluv
Co znamená evidence smluv v DocBricks? +
Jde o přehlednou správu vystavených smluv v jednom systému, kde jsou smlouvy propojené s kontakty, firmami a dokumentovými šablonami.
Je DocBricks náhrada za Excelovou evidenci smluv? +
Ano. DocBricks je vhodný pro firmy, které už nechtějí evidovat smlouvy v tabulkách, e-mailech a složkách odděleně.
Lze smlouvy přiřadit ke konkrétnímu kontaktu? +
Ano. Smlouvy jsou navázané na kontakty a podle potřeby také na firmy, takže je snadné dohledat související dokumenty.
Je řešení vhodné i pro menší týmy? +
Ano. DocBricks dává smysl i menším firmám, které chtějí mít pořádek ve smluvní agendě od začátku a neřešit chaos až ve chvíli, kdy dokumentů přibude.
Pomůže DocBricks i s tvorbou smluv? +
Ano. Kromě evidence umožňuje také práci se šablonami a automatické generování dokumentů pro kontakty.
Další krok
Mějte evidenci smluv na jednom místě
Přestaňte hledat smlouvy v tabulkách, e-mailech a složkách. V DocBricks máte smluvní agendu přehledně propojenou s kontakty, firmami i šablonami.