Centrální přehled dokumentů
Firemní dokumenty mají jedno místo, kde je tým může spravovat a dohledávat.
DocBricks
Šablony, kontakty a smlouvy bez chaosu
Správa dokumentů pro firmy
Správa dokumentů pro firmy přehledně a bezpečně
Mějte firemní dokumenty, šablony a kontakty na jednom místě. DocBricks pomáhá firmám udržet pořádek v dokumentaci, zrychlit administrativu a omezit chyby, které vznikají při práci v e-mailech, složkách a tabulkách.
Dokumenty v jednom systému
Kontakty, šablony a výstupy spolu
Dokumenty v e-mailech
Podklady se hledají podle toho, kdo je naposledy posílal.
Údaje v tabulkách
Stejné informace se přepisují do více míst.
DocBricks jako pracovní prostor
Dokument má vazbu na kontakt, firmu i použitou šablonu.
Méně ručního hledání
Dokumentová agenda zůstává přehledná pro celý tým.
Roztříštěná dokumentace
Když dokumenty vznikají na více místech
Ve firmách často dokumenty nevznikají v jednom systému. Část je v e-mailu, část ve sdíleném disku, něco v tabulkách a něco jen u konkrétního kolegy.
Výsledkem bývá zmatek, horší dohledatelnost a zbytečné zdržení. Když je potřeba najít správnou verzi dokumentu, ověřit, komu byl vystaven, nebo navázat na předchozí podklady, začíná ruční hledání. To stojí čas a zvyšuje riziko chyb.
DocBricks sjednocuje práci s dokumenty do jednoho prostředí. Firmy tak mají lepší přehled, jasnější proces a menší závislost na tom, kdo má zrovna informace u sebe.
Méně míst, kde se dokumenty ztrácí
E-maily
Dokumenty zůstávají v konverzacích a špatně se hledají.
Složky
Není vždy jasné, která verze je aktuální.
Tabulky
Evidence se rychle rozchází s realitou dokumentů.
Jeden systém
Dokumenty, kontakty a šablony v jednom systému
DocBricks propojuje dokumenty s konkrétními kontakty a se vzory, ze kterých vznikají. Místo oddělených nástrojů tak firma pracuje v jednom systému, kde na sebe vše navazuje.
Každý dokument může mít jasnou vazbu na konkrétní osobu nebo firmu. Šablony zůstávají připravené pro opakované použití a administrativní tým nemusí stále vytvářet stejné dokumenty znovu od nuly.
Vazba na kontakty a firmy
Dokumenty lze držet v kontextu konkrétních osob, firem a souvisejících údajů.
Šablony pro opakované použití
Vzory dokumentů jsou připravené pro další práci bez vytváření od nuly.
Lepší dohledatelnost
Historie, souvislosti a poslední podklady jsou dostupné bez ručního hledání.
Co to firmám přináší
- centrální přehled dokumentů na jednom místě
- vazbu dokumentů na kontakty a firmy
- správu šablon pro opakované použití
- méně ruční práce při přípravě podkladů
- lepší dohledatelnost historie a souvislostí
Bezpečnost a přístupy
Přístupy, role a pořádek v dokumentech
Ve firemní praxi je důležité nejen dokumenty ukládat, ale také hlídat, kdo s nimi může pracovat. Ne každý má mít přístup ke všemu a ne každý má mít možnost měnit šablony nebo spravovat citlivé údaje.
DocBricks umožňuje pracovat s rolemi a přístupy v rámci organizace. Díky tomu může mít každý uživatel odpovědnosti podle své role a firma si udrží větší kontrolu nad tím, kdo co vidí a upravuje.
Přístup podle role
Uživatelé pracují s tím, co odpovídá jejich odpovědnosti v organizaci.
Kontrola nad šablonami
Citlivé vzory a údaje nemusí upravovat každý člen týmu.
Jasnější pořádek
Tým ví, kdo dokument spravuje, kde ho hledat a jak s ním pracovat.
Rychlejší agenda
Jak DocBricks zjednoduší administrativu
Administrativa kolem dokumentů často nevypadá složitě jednotlivě, ale ve větším objemu začíná brzdit provoz.
Opakované vyplňování údajů, přepisování dat, hledání šablon nebo dohledávání starších dokumentů zbytečně bere čas. DocBricks pomáhá tyto kroky zjednodušit tím, že sjednocuje dokumenty, kontakty a vzory do jednoho pracovního postupu.
To je důležité hlavně tam, kde se dokumenty připravují opakovaně pro různé osoby nebo firmy. Méně ručních kroků znamená rychlejší zpracování, menší chybovost a lepší kontrolu nad agendou.
Typické situace, kde DocBricks pomáhá
- příprava opakovaných firemních dokumentů
- práce s dokumenty navázanými na konkrétní kontakty
- správa vzorů smluv a dalších šablon
- evidence vystavených dokumentů v týmu
- udržení přehledu při větším počtu kontaktů a podkladů
Pro koho
Pro jaké firmy je vhodný
DocBricks je vhodný pro firmy a týmy, které pracují s dokumenty opakovaně a potřebují v nich udržet pořádek.
Hodí se tam, kde nestačí složky na disku a kde je potřeba mít dokumenty propojené s konkrétními lidmi, firmami a interními procesy. Využití najde i tam, kde se často pracuje se šablonami a je potřeba mít jasně oddělené role, odpovědnosti a přístupy.
administrativní týmy
personální a provozní oddělení
menší a střední firmy
organizace s opakovanou dokumentovou agendou
týmy, které potřebují jasné role, odpovědnosti a přístupy
FAQ
Časté otázky ke správě dokumentů
Co znamená správa dokumentů pro firmy v DocBricks? +
Jde o centrální práci s dokumenty, šablonami a kontakty v jednom systému. Firma má lepší přehled o tom, jaké dokumenty existují, ke komu patří a z jakých vzorů vznikly.
Je DocBricks vhodný jen pro smlouvy? +
Ne. I když dobře funguje pro smluvní agendu, využití je širší. Hodí se i pro další firemní dokumenty, které vznikají opakovaně a mají vazbu na konkrétní kontakty nebo firmy.
Pro koho je aplikace nejpraktičtější? +
Hlavně pro firmy a týmy, které pravidelně připravují dokumenty a chtějí omezit chaos v e-mailech, složkách a tabulkách.
Pomůže DocBricks i menším firmám? +
Ano. Přínos není jen ve velkých objemech dokumentů, ale i v tom, že firma získá jednotný systém a jasný pořádek už od začátku.
Jak DocBricks pomáhá s bezpečností? +
Pomáhá tím, že zavádí pořádek, centralizaci a řízení přístupů podle rolí. Díky tomu mají uživatelé přístup k tomu, co potřebují pro svou práci, a firma má větší kontrolu nad dokumentovou agendou.
Je vhodný pro týmovou spolupráci? +
Ano. DocBricks je navržený pro firemní prostředí, kde s dokumenty pracuje více lidí a je potřeba mít jasně dané odpovědnosti i přehled nad agendou.
Další krok
Mějte firemní dokumenty, kontakty i šablony na jednom místě
Zjistěte, jak zjednodušit správu dokumentů ve firmě bez chaosu v e-mailech a tabulkách.